Comment gérer au mieux les 1.440 minutes d’une journée ?
Cela débute assurément par une bonne nuit de sommeil, de 7 à 8h minimum, pour être au meilleur de sa forme, et par un même temps de travail, et pas plus. Pensez à tous ces Londoniens qui savent être au pub dès 17h00. Alors comment reprendre le dessus ?
“En retard, en retard”, comme le lapin d’Alice au pays des merveilles, vous avez l’impression d’être perpétuellement en retard. Ne désespérez pas, il reste une solution : l’or-ga-ni-sa-tion. Voici les 8 secrets de l’efficacité au bureau.
1. Planifiez, agissez, évaluez, réagissez
En fonction de la mission qui vous incombe, vous devrez tout d’abord planter votre schéma d’organisation générale. Pour ce faire, utilisez le “Plan Do Check Act” (PDCA) :
– Plan : prenez le temps de la réflexion pour définir vos objectifs, vos moyens.
– Do : passez à l’action.
– Check : évaluez le résultat obtenu.
– Act : réagissez pour vous donner des objectifs plus ambitieux et entamer un nouveau cycle.
Pas si simple ? Lisez les autres secrets…
2. L’urgence, et ce qui ne l’est pas
Toute organisation commence par une hiérarchisation : distinguez parmi vos taches celles qui relèvent de l’urgent et de l’important. Il faudra évidemment trier, éliminer, jeter à la corbeille virtuelle et concrète. Ensuite, donnez un ordre de priorité, classez, en tenant compte de ces petites briques qui permettent de construire de grandes murailles.
3. Posez des jalons
Vous ne parvenez pas à établir la sélection ci-dessus ? Fixez vous un objectif à moyen et long terme. Quels sont les bénéfices et résultats attendus ? Cela vous aidera à définir l’intérêt et l’ordre des taches à réaliser, à définir un plan d’action sur un – et un seul ! – agenda papier ou numérique. Vous pouvez utiliser un planning de Gantt : lister toutes les activités à entreprendre, établir une chronologie des tâches, fixer des dates butoir en fonction du temps global disponible.
4. 80% à la corbeille
Selon la loi de Douglas, les dossiers s’accumuleront jusqu’à remplir la totalité des rangements disponibles. Donc ne vous laissez pas déborder par la paperasse, comme par vos emails. N’hésitez pas à jeter…
Vous n’y parvenez pas ? La loi de Pareto devrait vous y aider. Aussi appelée aussi loi des 80/20, elle est inspirée par les observations de l’économiste italien Vildredo Pareto : 80 % des richesses sont détenues par 20 % des acteurs économiques. Ce qui peut revenir à dire que 80% de la valeur de votre documentation est contenue dans 20% de vos documents. Cela devrait vous aider à décider lesquels sont à éliminer…
5. Déléguez, partagez
Déléguez à votre n+1, les taches qui vous dépassent et au n-1 celles qui n’exigent de vous qu’une supervision. Pour cela, une bonne évaluation de vous-même et de vos collègues est indispensable. Il convient également de savoir communiquer efficacement. Expliquez par exemple à votre supérieur que cette mission exige qu’elle soit réalisée par lui, car lui seul peut-être en mesure de la mener à bien. Et ne négligez pas d’épauler et d’encourager votre assistant. Bref, soignez la forme.
6. Oui… mais non
Osez dire non aux travaux qui n’entrent pas dans vos objectifs. Ne vous laissez pas distraire par tous les facteurs extérieurs qui peuvent nuire à votre rendement : coups de téléphone intempestifs, réunions trop longues, perte de temps dans les transports… Et les facteurs psychologiques qui vous sont propres comme la procrastination : ne remettez pas à demain ce que vous pouvez faire aujourd’hui, et ne visez pas systématiquement le perfectionnisme inhibant.
7. Exploitez la loi de Parkinson
Quoi que l’on fasse, il est impossible d’éviter le risque de l’imprévu. Il faut donc ne pas remplir son planning au maximum se prévoir des plages de temps libre. Celles-ci seront de toute façon remplies par une urgence, un travail que vous n’aurez pas eu le temps de terminer ou une quelconque cause de retard. Le pire qui puisse arriver, c’est que… vous n’ayez rien à faire. Ce sera alors l’occasion de vous avancer ou de vous accorder une petite pause. Si vous lisez cet article, c’est sans doute parce que, justement, vous n’avez jamais l’occasion de vous ennuyer un brin.
8. Prévoir de prendre un peu de temps pour vivre
On ne soulignera jamais assez l’importance de prendre du temps pour soi… Quand il est malmené, l’organisme devient moins performant. Prendre le temps de s’asseoir pour manger, en s’accordant une vraie pause dans la journée est un investissement rentable à long terme. Moins fatigué, moins stressé, vous serez plus performant, souriant et agréable, ce qui contribuera à mettre une bonne ambiance sur votre lieu de travail.. Envoyer un message truffé de fautes à un client parce que vous étiez trop fatigué pour bien vous relire n’est pas la meilleure façon de faire avancer vos intérêts et ceux de votre entreprise. Réservez les tâches qui vous demandent le moins de concentration pour les moments de la journée où votre attention tend à se relâcher.
9. Une seule chose à la fois
Le cerveau humain n’est pas fait pour gérer plusieurs taches en même temps. Dans la mesure du possible, débrouillez-vous pour ne pas faire deux choses à la fois. “Courir deux lièvres en même temps est le plus sûr moyen de n’en attraper aucun,” dit le proverbe. Répondez à une seule offre d’emploi à la fois. Organisez-vous avec vos collègues pour vous répartir les taches, l’un répondant au téléphone pendant que l’autre rédigera son courrier. En vous rendant mutuellement des services, vous renforcerez votre esprit d’équipe et chacun gagnera en productivité.
10. Alternez les taches au sein de votre emploi du temps
Une fois que vous avez hiérarchisé vos taches en fonction de leur urgence, affinez votre répartition en fonction de leur intérêt. Selon vos préférences, commencez par terminer les plus fastidieuses avant les plus intéressantes ou alternez les tout au long de la journée. Accordez-vous des récompenses une fois achevés les travaux les plus pénibles à vos yeux. Dans la mesure du possible, essayez de procéder à des échanges avec vos collègues. Certaines personnes adorent faire ce que d’autres détestent, vous pourrez sans doute trouver des arrangements gagnants-gagnants. Abordez toujours vos taches dans un esprit positif et déterminé, vous les achèverez plus rapidement.
11. Tout va bien
Quel que soit l’objet dont vous avez besoin, il tombe toujours en panne au pire moment – les feux de circulation sont toujours rouges quand vous êtes pressé(e), plus il y a de boutons et de diodes, et moins ça fait de choses – la première cause des problèmes, ce sont les solutions… Qui dans son quotidien ne s’est pas déjà fait ces réflexions ?
